Regulamin świadczenia usług
Spyrosoft S.A.

§ 1 Postanowienia ogólne

Niniejszy dokument określa zasady świadczenia przez Spyrosoft Usług i ma zastosowanie w sprawach nieuregulowanych w Umowie.
Klient zobowiązany jest do przestrzegania postanowień niniejszego dokumentu z chwilą przyjęcia Oferty.
W przypadku sprzeczności postanowień Regulaminu oraz Oferty, zastosowanie mają postanowienia Oferty.

§ 2 Definicje

Użyte w Regulaminie określenia posiadają następujące znaczenie:

Klient – przedsiębiorca będący osobą fizyczną, osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, nabywającą Usługi oferowane przez Spyrosoft.
Spyrosoft – SPYROSOFT Spółka Akcyjna z siedzibą we Wrocławiu, przy Placu Nowy Targ 28, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia – Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy pod numerem KRS: 0000616387, NIP: 8943078149, REGON: 364386397, kapitał zakładowy: 106.756, 60 zł.
Strony – Klient oraz Spyrosoft.
Witryna – witryna internetowa Spyrosoft, dostępna pod adresem: www.spyro-soft.com, zawierająca informacje o oferowanych przez Spyrosoft Usługach, umożliwiająca ich nabycie oraz komunikację Klienta ze Spyrosoft.
Regulamin – niniejszy dokument, tj. Regulamin Świadczenia Usług Spyrosoft S.A.
Usługa – usługa oferowana przez Spyrosoft, w szczególności usługa doradcza oraz usługa technologiczna, świadczona za wynagrodzeniem i w zakresie określonym w Ofercie.
Oferta – dokument sporządzony przez Spyrosoft i przekazany Klientowi, określający szczegółowe zasady świadczenia Usługi, w szczególności uwzględniający informacje pozyskane przez Spyrosoft w toku przeprowadzania Wyceny, określający cenę Usługi, informacje dotyczące sposobu jej świadczenia oraz wszelkie inne elementy, jakie mogą mieć istotne znaczenie dla wykonania Usługi.
Umowa – umowa zawarta pomiędzy Klientem a Spyrosoft w wyniku przyjęcia przez Klienta Oferty przekazanej przez Spyrosoft.
Wycena – ciąg czynności podejmowanych przez Spyrosoft, mających na celu pozyskanie informacji o potrzebach Klienta, szczegółach Usługi oraz innych, które mogą mieć znaczenie dla określenia wynagrodzenia należnego Spyrosoft oraz przedmiotu i zakresu Usługi.
Informacje Poufne – wszystkie informacje, dokumenty i dane, które zostaną udostępniane przez Strony w toku współpracy, niezależnie od formy ich przekazania, w szczególności informacje handlowe, finansowe, techniczne, organizacyjne, technologiczne.
Operator płatności – podmiot świadczący usługi w zakresie dokonywania płatności online, za pośrednictwem którego Klient może dokonać płatności na rzecz Spyrosoft. Operatorem płatności za pośrednictwem którego dokonywane są płatności jest ING Bank Śląski SA., ul. Sokolska 34, 40-086 Katowice, wpisany do Rejestru Przedsiębiorców w Sądzie Rejonowym Katowice – Wschód Wydział VIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000005459, kapitał zakładowy w kwocie 130.100.000,00 zł opłacony w całości, NIP: 634-013-54-75, REGON: 271514909.

§ 3 Poufność danych

Strony zobowiązane są:

wykorzystywać Informacje Poufne jedynie dla celów podjętej współpracy,
zachować Informacje Poufne w tajemnicy,
nie ujawniać Informacji Poufnych, za wyjątkiem przypadków wskazanych w Regulaminie lub w Umowie,
chronić Informacje Poufne przed dostępem ze strony osób nieupoważnionych,
zawiadomić drugą Stronę o każdym przypadku naruszenia Regulaminu oraz Umowy w zakresie dotyczącym ochrony Informacji Poufnych.

Informacje Poufne mogą zostać ujawnione:

członkom organów, pracownikom i doradcom, jeśli ujawnienie to jest niezbędne do współpracy Stron;
jeżeli ujawnienie tych Informacji Poufnych jest bezwzględnie wymagane na podstawie przepisów prawa, prawomocnego orzeczenia sądowego lub decyzji administracyjnej;
jeżeli Strona wyrazi uprzednią pisemną zgodę na ujawnienie przekazanych drugiej Stronie Informacji Poufnych,
jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia właściwej współpracy Stron.
W razie zajścia sytuacji opisanej w ust. 2 ust. 2 powyżej Strona powinna niezwłocznie poinformować drugą Stronę o każdym żądaniu uprawnionego podmiotu.

§ 4 Wycena

W przypadku zainteresowania Usługą Klient zobowiązany jest do podania co najmniej imienia, nazwiska (ew. firmy pod którą działa), adresu e-mail oraz numeru telefonu, a także przedmiotu Usługi, którą jest zainteresowany. Dane, o których mowa w zdaniu poprzednim mogą zostać przekazane przez Klienta za pośrednictwem formularza zamieszczonego na stronie internetowej Spyrosoft lub w jakikolwiek inny sposób.
Przed rozpoczęciem Wyceny Spyrosoft przekazuje Klientowi, na podany przez niego adres e-mail, treść niniejszego Regulaminu.
Po wyrażeniu przez Klienta zainteresowania Usługą, Spyrosoft niezwłocznie skontaktuje się z Klientem telefonicznie lub za pośrednictwem podanego przez Klienta w Umowie adres e-mail, aby ustalić szczegóły dotyczące Wyceny.
W toku dokonywania Wyceny Klient może być zobowiązany w szczególności do podania szczegółowych informacji dotyczących przedmiotu Usługi, oczekiwanego okresu jej świadczenia, a także przekazania wszelkich innych informacji, jakie Spyrosoft uzna za niezbędne w toku Wyceny.
Wszystkie dane oraz informacje Klient zobowiązany jest przekazywać Spyrosoft niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych od daty zwrócenia się o ich przekazanie przez Spyrosoft.
Dokonanie przez Spyrosoft Wyceny jest bezpłatne. Spyrosoft może z ważnych przyczyn odmówić wykonania Wyceny lub przerwać jej realizacje, w szczególności w przypadku braku współdziałania przez Klienta w sposób opisany w ust. 3 – ust. 5 powyżej. W takim przypadku Spyrosoft niezwłocznie informuje Klienta o odmowie lub przerwaniu Wyceny.

§ 5 Oferta

Po zakończeniu wykonywania Wyceny Spyrosoft sporządza i przekazuje Klientowi Ofertę.
Oferta winna co do zasady zawierać informację o cenie Usługi, określać szczegółowo jej przedmiot oraz zawierać inne elementy, istotne dla jej świadczenia na rzecz Klienta.
Oferta zawiera również informację o czasie świadczenia Usługi. Świadczenie Usługi może mieć charakter jednorazowy (rozliczenie fixed price) lub ciągły – z góry określony lub nieokreślony z możliwością wypowiedzenia Usługi z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozliczenie time&material).
Spyrosoft zobowiązany jest do przygotowania Oferty w terminie nieprzekraczającym 5 dni roboczych od daty zakończenia Wyceny.
Klient zobowiązany jest do potwierdzenia treści Oferty w terminie nieprzekraczającym 5 dni roboczych od daty jej otrzymania. Brak potwierdzenia przez treści Oferty w terminie wskazanym w zdaniu poprzednim oznacza, że Klient nie akceptuje treści Oferty. Potwierdzenie Oferty może nastąpić w szczególności za pośrednictwem Witryny.
W terminie wskazanym w ust. 4 Klient może również zwrócić się do Spyrosoft o modyfikację treści Oferty wskazując, których jej elementów nie jest w stanie zaakceptować i przedłożyć propozycję modyfikacji treści Oferty.
Spyrosoft może odmówić modyfikacji Oferty, a także dokonać jej modyfikacji. Oferta złożona w odpowiedzi na wniosek Klienta, o którym mowa w ust. 6, traktowana będzie jako nowa Oferta.

§ 6 Wynagrodzenie

Klient zobowiązany jest do uiszczenia na rzecz Spyrosoft wynagrodzenia określonego zgodnie z Ofertą i w terminach w niej wskazanych.
Wynagrodzenie należne Spyrosoft z tytułu świadczenia Usług stanowi kwotę netto. Kwoty te winny zostać powiększone o podatek od towarów i usług zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Klient realizuje płatność za świadczone Usługi na podstawie faktury VAT wystawionej przez Spyrosoft oraz przekazanej Klientowi w formie elektronicznej, za pośrednictwem funkcjonalności płatności elektronicznych udostępnionych przez Operatora płatności.
Płatność może zostać dokonana poprzez tzw. przelew online, bezpośrednio z Witryny lub też za pośrednictwem linka przekazanego przez Spyrosoft Klientowi, umożliwiającego tzw. szybką płatność online.
Szczegółowa instrukcja dotycząca dokonania płatności przez Klienta będzie przekazywana w formie komunikatów wyświetlanych na platformie udostępnianej przez Operatora płatności, w sposób jak najbardziej przystępny i zrozumiały. Klient winien postępować zgodnie z przekazywanym mu na bieżąco instrukcjami.
Płatności na rzecz Spyrosoft mogą dokonywać wyłącznie osoby uprawnione do posługiwania się danym instrumentem, w oparciu o który następuje realizacja płatności. Wykryte przez Spyrosoft lub Operatora płatności przypadki nadużyć będą zgłaszane bezpośrednio do właściwych organów.

§ 7 Korzystanie z witryny

Korzystanie z Witryny wymaga:

posiadania przez Klienta urządzenia pozwalającego na dostęp do sieci Internet, z zainstalowaną przeglądarką internetową umożliwiającą przeglądanie zasobów wzmiankowanej sieci, akceptującą pliki typu cookies,
aktywnego połączenia z siecią Internet, pozwalającego na obustronną komunikację,
posiadania czynnego adresu e-mail, z którego Klient może bez przeszkód korzystać.

Klient zobowiązany jest do:

korzystania z Witryny w sposób nie utrudniający korzystanie z niego innym Klientom,
powstrzymania się od działań, które mogłyby utrudniać lub uniemożliwiać funkcjonowanie Witryny, w tym polegających na niszczeniu, zmianie, usuwaniu, uszkadzaniu dostępu do Witryny innym Klientom,
powstrzymania się od działań z wykorzystanie wirusów, trojanów, botów lub innych kodów lub programów komputerowych, które mogą wpływać w jakikolwiek sposób na funkcjonowanie Witryny,
przestrzegania autorskich praw majątkowy Spyrosoft.

§ 8 Dane osobowe oraz ich wykorzystanie

Administratorem danych osobowych Klientów jest SPYROSOFT Spółka Akcyjna z siedzibą we Wrocławiu, przy Placu Nowy Targ 28, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia – Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy pod numerem KRS: 0000616387, NIP: 8943078149, REGON: 364386397, kapitał zakładowy: 106.756, 60 zł; Spyrosoft prowadzi operacje przetwarzania danych osobowych Klientów.
Ze Spyrosoft można skontaktować się pisemnie za pośrednictwem poczty tradycyjnej pod adresem: Pl. Nowy Targ 28, 50 -141 Wrocław lub w drodze korespondencji elektronicznej pod adresem e-mail: rodo@spyro-soft.com
podstawą przetwarzania danych osobowych Klientów jest:

rzetelna realizacja zobowiązań wynikających z zawartej w wyniku przyjęcia Oferty Umowy, świadczenie Usług oraz ewentualne rozpatrywanie zgłoszeń reklamacyjnych;
wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Spyrosoft, polegającego na konieczności prowadzenia rzetelnej dokumentacji księgowo – finansowej;
art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia, tj. niezbędność wynikająca z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Spyrosoft, takich jak oferowanie usług o jak najwyższym standardzie, a także przekazywanie informacji o Spyrosoft oraz o prowadzonej przez niego działalności, w tym przygotowanie Wyceny.

Dane osobowe Klientów przetwarzane będą w celu:

przygotowania Oferty oraz wywiązania się z umowy zawartej w wyniku jej przyjęcia, w tym realizacji płatności oraz rozpatrywania reklamacji,
przedstawienia Oferty dotyczącej świadczonych przez Spyrosoft usług, a także informacji o wprowadzanych nowych rozwiązaniach,
przekazywanie informacji oraz komunikatów o charakterze marketingowym,
Dane osobowe Klientów nie będą przekazywane do odbiorców mających siedzibę w państwie trzecim, tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Klienci posiadają prawo do:

żądania od Spyrosoft dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania,
przenoszenia danych,
wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Z powyższych uprawnień można skorzystać poprzez przekazanie wniosku za pośrednictwem danych, o których mowa w ust. 2 powyżej.

Dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny dla wykonania zobowiązań wynikających z zawartej umowy oraz niezbędny dla realizacji prawnie uzasadnionych interesów Spyrosoft, o których mowa w ust. 4 powyżej, nie dłużej jednak niż do czasu przedawnienia roszczeń związanych z wykonaniem zawartej umowy oraz upływu terminu, w którym organy administracji publicznej mogą wszcząć postępowanie administracyjne związane ze wzmiankowaną umową, a także do czasu zakończenia prowadzenia przez Spyrosoft działań polegających na oferowaniu produktów i usług oraz działań o charakterze marketingowym w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych dostępne są w Polityce Prywatności Spyrosoft .

§ 9 Dodatkowe uprawnienia konsumenta

Spyrosoft ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie działań opisanych w Regulaminie oraz złożonej Ofercie.
Spyrosoft zastrzega sobie prawo do:

okresowego wyłączania dostępności Witryny w celu jej rozbudowy lub konserwacji,
sporadycznych, krótkich przerw w dostępie do Witryny, bez podania przyczyn,
do wykorzystywania Witryny do prowadzenia działalności marketingowej.
Klientowi będącemu konsumentem przysługuje prawo odstąpienia od zawartej Umowy bez podania przyczyn, realizowane poprzez złożenie Spyrosoft stosownego oświadczenia (przy czym wystarczające jest przekazanie pisma na adres e-mial: rodo@spyro-soft.com) w terminie 14 (czternastu) dni kalendarzowych od dnia zawarcia Umowy (tj. przyjęcia Oferty przez Klienta). Do zachowania tego terminu wystarczy wysłanie przez konsumenta oświadczenia przed jego upływem.
W przypadku realizacji przez Klienta uprawnienia, o którym mowa w ust. 3 zwrot wynagrodzenia uiszczonego na rzecz Spyrosoft, z zastrzeżeniem ust. 5, następuje w terminie 14 (czternastu) dni kalendarzowych od dnia otrzymania oświadczenia przez Spyrosoft. Spyrosoft dokonuje zwrotu płatności przy użyciu takiego samego sposobu płatności, jakiego użył Klient chyba, że Klient wyraźnie zgodził się na inny sposób zwrotu, który nie wiąże się dla niego z żadnymi kosztami. Odstąpienie od umowy przez konsumenta nie rodzi po jego stronie kosztów, z poniższymi zastrzeżeniami.
Prawo odstąpienia od Umowy zawartej poza lokalem przedsiębiorstwa lub na odległość nie przysługuje konsumentowi w odniesieniu do Umowy o świadczenie Usług, jeżeli Spyrosoft wykonał w pełni Usługę za wyraźną zgodą konsumenta, który został poinformowany przed rozpoczęciem świadczenia, że po spełnieniu świadczenia przez Spyrosoft utraci prawo odstąpienia od Umowy.
Konsument posiada możliwość skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń związanych z umową, w tym przy pomocy Miejskiego Rzecznika Konsumentów działającego na podstawie ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów. Konsument ma również możliwość skorzystania z pozasądowego sposobu rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń przed Stałym Polubownym Sądem Konsumenckim przy Wojewódzkim Inspektorze Inspekcji Handlowej w Warszawie. Informacje o sposobie dostępu do ww. trybu i procedur rozstrzygania sporów, znajdują się pod następującym adresem: www.uokik.gov.pl, w zakładce „Polubowne rozwiązywanie sporów konsumenckich”.

§ 10 Reklamacje

Spyrosoft oświadcza, że świadczone Usługi winny być najwyższej jakości. Jeżeli jednak poziom Usługi zostanie uznany przez Klienta za niezadowalający, może on złożyć reklamację w formie pisemnej, na adres: Pl. Nowy Targ 28, 50 -141 Wrocław lub w drodze korespondencji elektronicznej pod adresem e-mail: rodo@spyro-soft.com
Reklamacja powinna zawierać: imię, nazwisko, adres e-mail osoby zgłaszającej reklamację, nazwę Klienta oraz opis zdarzenia, które stanowi przyczynę reklamacji.
Informacje o wyniku postępowania reklamacyjnego zostaną przekazane Klientowi za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazany przez niego adres e-mail, w terminie 14 dni od daty doręczenia zgłoszenia do Spyrosoft.
W przypadku, jeżeli reklamacja dotycząca Usługi okaże się zasadna, Spyrosoft zobowiązany jest do wykonania działań naprawczych w terminie 14 dni od daty przekazania Klientowi informacji o wyniku postępowania reklamacyjnego, zgodnie z ust. 3 powyżej.
W sytuacji, gdy reklamacja będzie wymagała przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, Spyrosoft zastrzega sobie prawo wydłużenia terminu rozpatrzenia reklamacji, o czym Klient składający reklamację zostanie niezwłocznie poinformowany.

§ 11 Siła wyższa

Spyrosoft nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowe lub nienależyte wykonanie swoich zobowiązań, jeżeli przyczyną nieterminowego lub nienależytego wykonania zobowiązań jest działanie siły wyższej. Pod pojęciem siły wyższej rozumie się nadzwyczajne, niezależne od woli Spyrosoft zdarzenia, których w momencie zawierania umowy nie można było przewidzieć oraz których wystąpieniu nie można było zapobiec przy użyciu ekonomicznie uzasadnionych środków, tj. w szczególności: powódź, pożar, huragan, trzęsienie ziemi, stan epidemii, stan zagrożenia epidemicznego, stan klęski żywiołowej, stan wyjątkowy, przestój spowodowany wprowadzeniem ograniczeń lub środków, podejmowanych w związku z lub w celu przeciwdziałania zjawiskom uznanym przez Światową Organizację Zdrowia lub organy administracji państwowej za pandemię albo epidemię.
Spyrosoft zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia Klienta o wystąpieniu, przewidywanym czasie trwania, proponowanym sposobie postępowania i ustąpieniu siły wyższej.
Spyrosoft wraz z Klientem ustali nowe warunki wykonania zamówienia, uwzględniające w szczególności odpowiednie przesunięcie terminu wykonania, niezwłocznie po ustaniu działania siły wyższej.

§ 12 Klauzula salwatoryjna

Jeżeli jakiekolwiek postanowienie Regulaminu zostanie uznane za nieważne, bezskuteczne lub niemożliwe do wyegzekwowania, w całości lub części, nie wpłynie to na ważność, skuteczność lub możliwość wyegzekwowania pozostałych postanowień Regulaminu. Strony powinny zastąpić takie postanowienie innym postanowieniem wynegocjowanym w dobrej wierze, które, na ile jest to możliwe, osiąga pierwotny cel ekonomiczny Stron.

§ 13 Postanowienia końcowe

Wskazane w niniejszym Regulaminie nagłówki mają wyłącznie charakter pomocniczy i pozostają bez wpływu na wykładnię jego postanowień.
W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają postanowienia Kodeksu cywilnego i odpowiednich ustaw prawa polskiego, a także prawa Unii Europejskiej, w szczególności RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE).

Regulamin świadczenia usług Spyrosoft S.A.