Capability as a Service: Czym jest model Build-Operate-Transfer?

Pandemia Covid-19 wciąż trwa, a większość zespołów pracuje zdalnie. Z tego powodu możesz więc znaleźć się w sytuacji, kiedy będziesz musiał zbudować zespół nearshore i/lub offshore prawie z dnia na dzień. Być może szukasz więc modeli operacyjnych, które można wykorzystać do wykonania tego typu zadania, lub zaufanych partnerów technologicznych, którzy nie tylko zapewnią usługi najwyższej jakości z dowolnego miejsca na świecie, ale też będą podzielać wartości Twojej organizacji i działać w podobny sposób.

Jednak tym, co może blokować Ci szybkie wejście w model outsourcingu IT, mogą być kwestie związane z bezpieczeństwem i ochroną własności intelektualnej.

Nie jesteś jedyny. Według brytyjskich badań dot. outsourcingu w branży IT, przeprowadzonych przez PA Consulting i Whitelane Research, chociaż sam sektor generuje ponad 15 miliardów funtów wydatków na IT rocznie dla ponad 240 największych użytkowników usług IT w Wielkiej Brytanii, wśród klientów istnieją dwie główne obawy. 75% z nich obawia się o kwestie związane z „posiadaniem i zachowaniem praw do własności intelektualnej”, a 75% chce zachować „elastyczne metody pracy” jako główny model organizacyjny.

Wybranie specjalistów i zbudowanie właściwego zewnętrznego zespołu może wydawać się niemożliwe, zwłaszcza w sytuacji, gdy brakuje Ci czasu. Istnieje jednak mało znany model współpracy, który może pasować do Twoich potrzeb, umożliwiając zachowanie praw do własności intelektualnej w Twojej firmie i pracę w elastycznym modelu organizacyjnym, zgodnym z zasadami Agile.

Modelem tym jest model Build-Operate-Transfer (BOT).

Czym jest Build-Operate-Transfer?

Build-Operate-Transfer to nazwa odnosząca się zarówno do modelu operacyjnego, jak i do samego procesu. Choć do niedawna nazwy tej używano przede wszystkim do opisywania partnerstw i relacji pomiędzy publicznymi agencjami rządowymi i prywatnymi firmami,  dziś jest ona wykorzystywana także w sektorze IT.

Model Build-Operate-Transfer definiuje współpracę między dwoma partnerami biznesowymi, gdy jeden z nich (usługodawca) buduje, konfiguruje i prowadzi określoną operację dostarczania usług wraz z zespołem odpowiedzialnym za realizację zadań. Zespół ten wraz ze wszystkimi jego procesami, zasobami i własnością intelektualną, jest następnie przenoszony do struktury organizacyjnej drugiej firmy (kupującego), po okresie ustalonym w umowie podpisanej przez obu partnerów.

Należy zauważyć, że faza przekazania zespołu ma miejsce, gdy wszystkie elementy struktury organizacyjnej są na swoim miejscu, a zespół jest w pełni operacyjny. To, że otrzymujesz gotową i działającą strukturę, którą możesz łatwo i wygodnie umieścić w swojej firmie, to chyba największa zaleta tego modelu – wrócimy do tego w dalszej części artykułu.

Przed fazą transferu istnieją dwa kluczowe etapy, dzięki którym model BOT będzie działał dla Ciebie. Są to faza Build, czyli faza budowy i faza Operate, zwana też fazą eksploatacji.

Przyjrzyjmy się im bliżej.

Faza Build 

Od tego wszystko się zaczyna. Jak w przypadku większości projektów, na tym etapie planujesz, analizujesz i konfigurujesz poszczególne elementy, aby w kolejnych fazach cały proces przebiegał sprawnie. Następnie rozpoczynasz współpracę z partnerem – oczywiście po uzgodnieniu jej warunków i zakresu, co pozwala na ustalenie Twoich wymagań i potrzeb. Dzielisz się także informacjami dotyczącymi kultury firmy, jej procesów, technologii używanych przez zespoły i celów biznesowych. Gdy informacje te zostaną przekazane, Twój partner rozpoczyna proces ustalanie niezbędnych technologii, dobierania członków zespołu oraz przygotowywania powierzchni biurowej i sprzętu – w zależności od tego, czego wymaga Twój projekt.

Dowiedz się więcej o fazie Build >>

Faza Operate

Faza Operate może trwać tak długo, jak tego potrzebujesz. Zwykle jest znacznie dłuższa niż faza Build. Ten wydłużony okres daje obu stronom wystarczająco dużo czasu na upewnienie się co do zgodności wszystkich procesów. Na tym etapie, Twój partner biznesowy będzie odpowiedzialny za ich realizację – staraj się być z nim w kontakcie tak często, jak to możliwe, najlepiej codziennie, aby upewnić się, że wszystko jest jasne dla obu stron. Podczas tej fazy musisz również pamiętać o poświęceniu czasu na przeszkolenie zespołu, aby zapewnić mu pełne wsparcie podczas przygotowań do działania. Zwykle wymaga to pomocy działu HR Twojej firmy lub firmy Twojego partnera. Specjaliści od HR  mogą np. przeprowadzić serię warsztatów, a następnie indywidualne spotkania ze wszystkimi członkami zespołu.

Dowiedz się więcej o fazie Operate >>

Faza Transfer

W końcu przychodzi czas na fazę przekazania. To ostatni etap współpracy – moment, w którym przenosisz wszystkie zasoby do swojej struktury organizacyjnej, w określonych ramach czasowych i zgodnie z procedurą określoną we wstępnej umowie partnerskiej.

Każdy z tych etapów zostanie jeszcze bardziej szczegółowo opisany w kolejnych sekcjach niniejszego ebooka.

Dowiedz się więcej o fazie Transfer >>

Build-Operate-Transfer a zespół dedykowany

Czym więc model BOT różni się od współpracy z dedykowanym zespołem, w ramach którego grupa osób pracuje w strukturach organizacyjnych Twojego partnera biznesowego? Na pierwszy rzut oka wygląda to bardzo podobnie. W obu modelach masz do dyspozycji zespół, który nie jest częścią Twojej firmy, a który pracuje wyłącznie nad Twoim projektem.

Dwie główne różnice stanowią tu jednak zachowanie własności intelektualnej (nawet po przeniesieniu jednostek do swojej struktury) oraz transfer wiedzy i zasobów. W modelu zespołu dedykowanego, po zakończeniu współpracy z zewnętrznym dostawcą usług wszystkie dostarczone przez niego zasoby eksperckie znikają. W celu odtworzenia ich dla swojej dalszej działalności musisz poświęcić dużo czasu, cierpliwości i – co kluczowe – dysponować umiejętnościami, które są niezbędne, by zrobić to właściwie.

Zalety modelu Build-Operate-Transfer

Model Build-Operate-Transfer jest bez wątpienia najbezpieczniejszym i najwygodniejszym z dostępnych modeli współpracy. Jego głównymi zaletami są m.in.:

ZMNIEJSZENIE KOSZTÓW I OBNIŻENIE RYZYKA

To prawdopodobnie najważniejszy czynnik, który decyduje o wyborze tego modelu operacyjnego. Budowanie własnej spółki zależnej może być czasochłonne i kosztowne, zwłaszcza w przypadku przedsiębiorstw na wczesnym etapie rozwoju, które potrzebują dodatkowego wsparcia w budowaniu swoich struktur od podstaw. BOT pozwala zlecić organizację niezbędnych procesów i stworzenie zespołu zaufanemu, zewnętrznemu partnerowi technologicznemu. Partner, który funkcjonuje na rynku już od jakiegoś czasu, może wesprzeć początkującą firmę swoją wiedzą dotyczącą tego, jak zbudować zespół i zorganizować działania w najbardziej efektywny i oszczędny sposób. Mówiąc prościej, korzystanie z modelu BOT jest tańsze i bezpieczniejsze niż insourcing – zwłaszcza jeśli chodzi o ryzyko biznesowe.

CAŁKOWITE DOPASOWANIE/PRZEKAZANIE KULTURY TWOJEJ FIRMY

Jak wspomnieliśmy wcześniej, jedną z Twoich obaw może być to, że zlecając niektóre części swojej działalności zewnętrznemu partnerowi nie będziesz w stanie utrzymać ustalonych metod pracy i określonej kultury firmy. Ta obawa jest nieuzasadniona w modelu BOT, ponieważ wymaga on od Ciebie dzielenia się najlepszymi praktykami, procesami i ramami komunikacji z zewnętrznym zespołem od samego początku. To znacznie ułatwia etap transferu, ponieważ nie musisz poświęcać dużo czasu na zapoznawanie członków zespołu z tym, jak działa Twoja firma i jakie są zasady wymiany informacji między pracownikami.

PEŁNA KONTROLA NAD STRUKTURĄ OPERACYJNĄ I PROCESAMI

Możesz dzielić się istniejącymi procesami zarządzania projektami, procesami dotyczącymi zasad Agile i innymi metodami pracy z zewnętrznym zespołem. Jedyne, co musisz w tym celu zrobić, to uzgodnić z partnerem, jakiej struktury operacyjnej i struktury procesów wymagasz od zewnętrznego zespołu, aby upewnić się, że wszystkie działania zostaną zrealizowane w standardowy, oczekiwany sposób, gdy przejdziesz do fazy transferu modelu BOT.

ZWIĘKSZONA ZDOLNOŚĆ REAGOWANIA NA ZMIANY

Zapewne już wcześniej było to oczywiste, ale pandemia Covid-19 i związany z nią kryzys ponownie potwierdzają, że koniecznością w biznesie jest zachowanie elastyczności i umiejętność jak najszybszego reagowania na to, co dzieje się poza Twoją firmą. Model Build-Operate-Transfer zapewnia wystarczającą elastyczność, aby umożliwić przeniesienie/włączenie zespołu i zasobów znacznie szybciej niż po upływie uzgodnionego czasu lub, w razie potrzeby, przedłużenie ustalonego okresu w ramach modelu współpracy outsourcingowej.

WIEDZA LOKALNA/REGIONALNA

Wiedza o tym, co działa, a co nie działa na lokalnym rynku, ma kluczowe znaczenie dla odniesienia globalnego sukcesu. Może się zdarzyć, że procesy lub styl komunikacji, które wybrałeś dla swojej firmy, nie sprawdzą się w przypadku zespołów zewnętrznych zlokalizowanych w innych krajach, nawet jeśli prowadzisz je na zasadach offshore. Posiadanie partnera technologicznego, który będzie w stanie wesprzeć Cię lokalnie i udzielić wskazówek, jak dostosować niektóre elementy Twojej działalności biznesowej do specyfiki regionalnej, może być dokładnie tym, czego potrzebujesz, szczególnie jeśli praca w modelu Build-Operate-Transfer to Twoje początki w międzynarodowej działalności biznesowej.

ZESPÓŁ STANIE SIĘ CZĘŚCIĄ TWOJEJ FIRMY PO UPŁYWIE USTALONEGO CZASU

Otóż to. Nie musisz się martwić o znalezienie nowych członków zespołu, gdy skupiasz się na rozbudowie istniejących zespołów. Po zakończeniu dwóch pierwszych etapów procesu BOT zespół, któremu zapewniłeś przeszkolenie i wgląd w funkcjonowanie i kulturę Twojej firmy, a także dostęp do jej własności intelektualnej, możesz płynnie połączyć istniejącymi z zespołami wewnętrznymi, ponosząc przy tym ułamek standardowych kosztów.

PARTNERSTWO/WSPÓŁPRACA SPYROSOFT I GOD

Dlaczego wspominamy o modelu Build-Operate-Transfer na blogu Spyrosoft? Dlatego, że Spyrosoft z powodzeniem wdrożył model operacyjny BOT z niektórymi partnerami biznesowymi.

W 2017 roku sfinalizowaliśmy transfer zasobów i założyliśmy spółkę zależną z GOD Nearshore SE z dedykowanym zespołem, który już wówczas pracował nad swoim projektem w ramach Spyrosoft.

Dziś GOD Nearshore SE jest nadal partnerem biznesowym Spyrosoft, a oba zespoły spotykają się i wymieniają doświadczenia tak często, jak to możliwe, a nawet świętują razem podczas imprez firmowych!

Kolej na Ciebie

Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci zrozumieć, czym jest model Build-Operate-Transfer, i rozwiązał niektóre z Twoich obaw związanych z tym modelem współpracy. Jeśli mielibyśmy na koniec podkreślić tylko jedną kluczową rzecz, którą BOT oferuje firmom w (post)pandemicznym świecie, byłaby to jego elastyczność. Model ten pozwala szybciej reagować na zmiany, a na tym można dziś budować przewagę nad konkurencją.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak korzystaliśmy z BOT w Spyrosoft, lub jesteś gotowy na rozpoczęcie współpracy z nami, skontaktuj się z naszym CEO, członkiem rady nadzorczej i współzałożycielem Spyrosoft w Wielkiej Brytanii, Andrew Radcliffem. Możesz to zrobić za pośrednictwem LinkedIn.